做方案用word还是ppt好(超详介绍2大工具优劣势)

01

PPT是一项实用技能,但也要理性看待

每次打开朋友圈,都会看到琳琅满目的关于售卖PPT模板的信息,以及教授制作PPT的课程。不可否认,PPT确实是职场最常用且有效的方案展示工具之一

前段时间,在家看书,忽然有一个陌生人加我好友

本着礼貌且好奇的心态,通过了他的好友申请,并回复了一句“你好”。

对方也很礼貌,很快回复“你好”。

当我正在输入下一段文字的时候,对方发过来一段很长的文案:

你知道PPT在职场中到底有多重要吗?

你知道有人已经靠PPT实现了年薪百万吗?

优秀的PPT能给你带来更多机会,帮你快速实现职场逆袭;

优秀的PPT能让你的方案快速过审,让领导眼前一亮;

优秀的PPT能让你在职场中快速崛起,走向巅峰;

心动不如行动,现在报名,即刻享受八折优惠。

入职场也有十年,大大小小的PPT也做过近百个,非常明白PPT技能是职场的必备硬核技能,是职场的必需品。掌握好PPT的制作和展示技巧,确实可以对职场之路有很大的帮助。

但,我认为职场人要理性的看待PPT的制作及使用,它既不是万能钥匙,也不是灵丹妙药,只是一个展示的工具,还只是工具之一。

凡事要掌握一个度,不要过度。

在最近的工作中,我发现,用好Word,同样可以让你脱颖而出。

02

区区两页Word,高度整合22页PPT内容,领导既惊讶又惊喜

6月初,公司市场业务要开始筹划如火如荼的夏季战役,这场战役对于公司在行业内的市场占有率,以及在消费者心目中的品牌形象,都有着非常重要的意义。

作为后线运营团队,我们肩负着整个战役方案的策划、干系人的管理、里程碑节点的推进,以及战役文化的打造。

基于我牵头负责过去年的冬季战役,领导安排我作为运营负责人,起草本次夏季战役的策划方案。

如果放在以前,我肯定会找出往期的PPT方案,进行适度修改和调整,快速交付。这样做,效率高且能保证质量。但我没有选择路径依赖。

什么是路径依赖?

“路径依赖”一词,是由著名经济学家道格拉斯·诺斯在《经济史中的结构与变迁》提出,用来解释社会经济发展的一个概念,现在也普遍指一个人当遇到类似的问题时,会习惯性的选择自己曾经经历过、使用过的解决方法,也就是经验依赖。

通过对夏季战役背景以及各项信息的梳理,我决定本次方案使用Word文本进行整理,且要将去年冬季战役20页PPT的内容,高度凝练的展示在2页Word页面上。

为什么要选择Word?

不可否认,PPT在“视觉辅助”功能上无懈可击,可以通过图形、图片、图标的运用,让内容更加形象丰满,但PPT也有一个明显的问题,就是容易造成“信息臃肿”,无法更清晰直观的体现出全局的逻辑。

而简单的Word,由于去掉了很多辅助信息,变得表达更加凝练,逻辑更加清晰,让人一目了然。

对于我的决定,团队小伙伴都有些不淡定了:

有的说“咱公司一直习惯用PPT展示方案,这次改为Word风险太大”;

有的说“Word内容展示干瘪,不如PPT色彩丰富,内容灵活,你要三思啊”。

我明白,他们的担心也都是为我好,但这次的方案我们要摒弃以往的思维,采用更加能体现关键点,展示项目逻辑的工具。

通过为期一周的Word整理和优化,方案逐渐从框架变成了丰满的文案,内容大致包括项目背景、项目目标、运营规则、品牌宣传、文化打造、干系人职责以及注意事项等。

上周四,当我的方案呈现的时候,领导先是惊讶,后是惊喜。

因为通过“区区两页纸”,就把项目方案要体现的所有的要素都完美展现出来,并且逻辑清晰、表达连贯。

基于本次项目汇报的出彩,我愈发感觉到结构清晰、逻辑合理、表达简练的Word,同样可以帮助我们提升职场价值。

03

顶级咨询公司教你2种实用的Word呈现思考框架

知名作家西村克己在《逻辑思考力》一书中讲到:“逻辑思考力,就是建立逻辑思维来对问题分析的能力。如果大脑中总是一片混乱,各种想法得不到整理,那么就不可能进行逻辑思考和展现。”

正如这句话的意思,Word方案的整理、内容的呈现也是一个逻辑思考的过程,需要借助一些行之有效的框架来帮助我们提升效率。常用的Word呈现思考框架有:

《聪明人用方格笔记本》

框架一:埃森哲公司的“Point Seat”(点位控制)

很多国际知名咨询公司常用的“三分法”方案逻辑思考方式,又被称为“黄金三分法”,其中埃森哲公司所惯用的“Point Seat”(点位控制),就属于“黄金三分法”中的一种。

什么是“黄金三分法”?

就是在做Word方案思考的时候,将一页A4纸划分为三块,每一块都有相对确定的使用指引和目的。

如上图左侧所示,埃森哲公司的“Point Seat”思考框架,分为题目、(Point )重点、Action(行动)三部分。

题目,就是本次项目或者行动计划的一个提纲挈领的标题;

重点,就是项目或者行动计划的要点、或者重要注意事项;

行动,就是基于对要点和注意事项的整理,所要采取的行动。

举上文中夏季战役方案策划的例子,运用“Point Seat”框架,我会这样构思:

题目:《关于XX业务夏季战役方案策划的前置思考》

重点1:更加有针对性的组织夏季战役,摸清本次夏季战役的目的和重点策略;

重点2:基于去年冬季战役团队协同之间的BUG(缺陷),调整团队协同机制;

重点3:文化作为战役重要的组成部分,本次将文化品牌打造列为重点之一。

行动1:项目立项,组织相关部门主要负责人对本次战役进行集中研讨,明确目标和重点策略,并采用“头脑风暴”的形式进行方案排雷;

行动2:基于以往团队协作存在的问题,组织相关人员进行协作机制的梳理,主要流程包括问题共识、解决方案制定、方案校准、方案共识等主要步骤;

行动3:前置建立战役文化品牌,设计专属视觉VI、LOGO、slogan等,指定专人进行文化品牌打造和宣传。

框架二:麦肯锡公司的“空·雨·伞”

“空·雨·伞”框架,也属于“黄金三分法”框架中的一种,是目前在麦肯锡公司较为常用的思考框架。

,代表对现在的状况、情况的认知,客观陈述;

,代表对此状况的解释与说明;

,代表依据该解释所要采取的TODO(行动)

举例,针对夏季战役总文化品牌的打造,运用“空·雨·伞”框架,我会这样呈现:

:从2016年至今,XX业务部门文化相对缺失,主要表现在对于团队缺乏激励、毫无文化品牌意识、对于战役结果的运用不到位;

:造成上述情况的主要原因有:

①业务一直处于跑马圈地、快速扩张期,文化建设相对滞后;

②没有专人设计文化激励方案和策划品牌建设;

:基于造成目前现状的原因,将会采取的行动有:

①在后线运营团队内指定专人策划文化激励方案,设计文化品牌和具体实施;

②借助本次夏季战役,将XX业务部的文化一并宣导贯彻,让员工体会到温度,且有参与感。

无论是埃森哲公司的“Point Seat”(点位控制),还是麦肯锡公司的“空·雨·伞”,都是遵循了“黄金三分法”,旨在通过对于目标或者现状作出重点识别和说明,并最终落脚到行动方案上来。

著名思想家威·赫兹里特曾经说过:“伟大的思想只有付诸行动才能成为壮举。”

因为只有行动,我们所学的Word思考框架才会展现出价值,才能真正帮助我们提升职场价值。在我们行动起来,去整理一份Word方案时,是否有技巧可用呢?答案是肯定的。

04

提升Word方案价值的3个技巧,让你的方案脱颖而出

技巧1:读者视角,Don’t Make Me Think(不要让我思考)

我们写一个方案不是为了自嗨,是为了能够让领导读懂、理解,且能最终产生结果。如果你的方案洋洋洒洒数千字,领导看了一脸懵,完全看不懂,你自己白忙活不说,方案也没有丝毫价值。

所以,写Word方案的第一技巧,也是第一原则,就是要让别人看懂。

怎么做,才能“读者视角”?

①写别人看得懂的话

比如我一个同事小彰,在给职能部门出具一个报表,该部门同事普遍反馈有一个“5PP”的数据不理解,完全不知道是什么意思。

小彰接到这个反馈也很懵,反复看了很多遍都没有问题。

原来小彰把业务惯用的概念,直接搬到了职能部门的方案里,5PP就是5%的意思。他没有想职能部门对于“百分之”的理解是“%”符号,而不是“PP”。

这种情况就是没有站在读者视角上来写方案。

②语言简练,能用一页讲明白,绝不用两页

互联网公司的报告方案,非常讲究逻辑和语言表达,尤其表达上不能“信息冗余”。

什么是“信息冗余”?

就是在表达上加入了过多的修饰语,或者其他不相关的信息,导致变得臃肿、冗余。

这种“信息冗余”会增大读者抓住重点的困难,导致阅读兴趣降低。所以,语言一定要简练,能用一页讲明白的,绝不用第二页。

比如这么一句话:

“在部门领导的带领下,在相关部门的协同组织下,去年的冬季战役取得了让人为之兴奋的战绩,这种战绩是属于我们整个团队的荣誉,对于我们有极大的影响。”

直接简练为:

“在领导及相关部门的共同努力下,去年冬季战役战绩卓越,鼓舞人心,主要的积极影响有1…2…3…”

去掉冗余,简练、简练、再简练。

技巧2:遵循“金字塔原理”,结论先行,有序表达

“金字塔原理”,是在思考、写作、方案呈现等诸多方面均被广泛采用的一种“总分”逻辑框架。遵循这一原理,可以有效的进行结论的表达、论据的呈现以及更加细节数据和案例的展示。

怎么做,才能更好的做到结论先行,有序表达?

①强化“总分总”思维

“总分总”思维,是方案呈现的黄金思维,无论是做PPT,还是写Word都适用。

,是进行总的介绍,包括项目背景、目标和大的方案框架的设置,起到提纲挈领的作用;

,是对于内容细节的展开,其中每一部分的细节,又遵循“总分”原则,层层嵌套;

,是对于整个方案的总结,将重点简单概括,起到收尾和画龙点睛的作用。

比如,别人写方案第一页是封皮,第二页是目录。而我写方案,第一页是封皮,第二页是整个方案的全景图,通过全景图可以让读者一目了然整个方案的框架和主要内容。

什么是全景图?

全景图,就是通过极其概括的语言和逻辑框架,将整个方案的逻辑与内容高度凝练的一张图。

②执行“结论先行–理由陈述–论据列举–概括总结”流程

严格执行这个流程,可以保证在呈现的时候具有逻辑主线,让读者看起来更加清晰。

结论先行,将方案的总的目标、要达成的结果或者要采取的行动,通过一句或者一段文字进行概括表达;

理由陈述,基于对现状的理解和原因的剖析,一一展示方案制定的理由;

论据列举,论据可以是量化的数据,也可以是具体的案例;

概括总结,在方案的最后,对于整个方案整体的实施计划进行再次总结。

提示:在进行方案整理的时候,如果理由或者论据是多项,一定要分条写。

技巧3:“5W2H”,检查信息是否遗漏

在方案的整理过程中,以及后期的方案校对中,运用“5W2H”对方案进行信息检查,以免有遗落。

“5W2H”=What、Why、When、Who、Where、How、How much该如何去运用呢?

①用What,检查“目的的陈述”和“要去做什么”,比如夏季战役方案的目标是什么、要去做什么;

②用Why,检查“目的的逻辑”,即做这个方案的合理性,是否具有十足的说服力;

③用When,检查方案实施的里程碑时间点,以及项目交付的重要时间点;

④用Who,检查方案中的干系人,或者相关部门是否齐全,避免项目干系人的遗漏;

⑤用Where,检查方案实施的场景,比如预算花在哪里,关系人在什么场景下做事;

⑥用How,检查方案中的实施方法是否可行,明确怎么做;

⑦用How much,检查成本和预算,明确具体的成本与支出。

对于这一步的检查,概括成一句话:

基于怎样合理(why)的目的(what),什么人(who)在什么时间(when)什么地点/场景(where),通过怎样的方式(how),借助怎样的资源(how much)做去什么事(what)。

牢记这句通俗易懂的话,就可以有效的通过“5W2H”对你的Word方案进行检查了。

05

基于逻辑思考的Word呈现,让我们价值倍增

Word惯用的白底黑字,正是它的魅力所在,简单、明了、凝练、聚焦。

PPT是高端,但Word一点也不low,而是非常考验逻辑思考能力的一种呈现方式。

通过国际顶级咨询公司的思考框架,加上行之有效呈现技巧,你的Word也可以熠熠生辉。

著名文学巨匠梭罗在《梭罗文集》中写到:“物质是不变的,而在变化的是我们。”

是啊,PPT也好,Word也好,都只是工具,它们是没有生命且不会变化的,变化的是我们本身,是我们的思维。

换一种思维,换一个角度,通过Word,同样可以脱颖而出,看到不一样的风景。